Combattre la pandémie de réunionite aigüe
Les cadres français passent 27 jours par an en réunion soit quasiment autant qu’en congés payés ! (étude Wisembly/IFOP de 2018).
Et si 36% des personnes interrogées dans le cadre de cette étude jugent que la réunion est le format le plus adapté pour prendre des décisions importantes, 50% d’entre eux jugent que celle-ci est rarement correctement préparée, 78% affirment que leurs opinions ne sont rarement voire jamais prises en compte lors de décisions importantes. Et 48 % n’adhèrent finalement pas aux décisions prises…des chiffres sans appel !
Les salariés font une overdose de réunions et estiment que 56 % du temps passé en réunion est inutile, quand 57 % d’entre eux estiment que ces séances de concertation devraient être plus courtes et moins nombreuses (étude Barco et Circle Research, janvier 2019).
Alors, bien sûr, le contexte sanitaire a vu entraîner une utilisation massive de la visioconférence en lieu et place des réunions en présentiel (ce qui, en passant, à tout de même conduit à une augmentation de 13% du nombre de réunions… sic !).
57% des réunions se déroulent, aujourd’hui, en visio. Si ce nouveau format est jugé plus efficace par 82% des cadres, ces réunions à distance connaissent, tout de même, quelques écueils plus ou moins cocaces.
Ainsi, 74% des cadres âgés de moins de 40 ans discutent avec leurs collègues via messagerie en parallèle d’une réunion en visioconférence ou encore, 22% des cadres ont déjà effectué une tâche comme le ménage ou la cuisine, durant une réunion en visioconférence caméra éteinte. Le pompon…5% des participants avouent tout simplement avoir déjà participé à une telle réunion en étant dénudé (Ifop 2018)….
Imaginez celui qui fait le ménage nu en tchatant avec ses collègues pendant la réunion …
Alors loin de nous la prétention d’avoir créé un vaccin anti-réunionite aiguë, voici malgré tout une posologie en 7 points qui, nous l’espérons, doit vous permettre de réduire les symptômes de cette maladie galopante :
1. N’organisez de réunion que si c’est absolument nécessaire… ah bon, sérieux ?? Et en plus il faudrait qu’elle soit écologique ??
Un célèbre adage politique dit “Pour enterrer un sujet, constituez une commission”… Ainsi, une réunion ou une séance de travail collectif ne doivent être organisées que si c’est absolument nécessaire. Si l’objectif de la réunion est simplement de communiquer et/ou de partager de l’information, par exemple, il existe d’autres moyens plus efficaces et moins chronophages de le faire (vidéo, email, messagerie instantanée…).
Et votre réunion est-elle “écologique” ? : Par écologique, nous entendons chez ekho qu’elle doit constituer un bénéfice pour vous (organisateur), pour votre environnement (votre service/vos équipes ..) et pour les participants … Sinon, certains la considèreront facilement comme une pollution de leur quotidien .. Et si vous osiez parfois les “open réunion” : organisez un temps collectif où ne participent que les volontaires qui : soit ont quelque chose à apprendre de ce moment soit quelque chose à y apporter…
2. Réduisez le temps des réunions/temps de travail collectif
On estime à 21 minutes (oui, c’est précis..), la durée idéale pour une réunion efficace, temps estimé pour un briefing ou un débriefing efficace.
Vous avez besoin de plus de temps? Pas de problème, mais choisissez, systématiquement, de réduire de 25% le temps que vous auriez naturellement alloué à la réunion ou à la séance de travail pour lutter contre la loi de Parkinson qui veut qu’une réunion (qu’un projet …) occupe tout le temps qu’on lui accorde.
Pour les séances de travail collectif, souvent initiées pour produire des idées, rappelez-vous que la contrainte de temps favorise la créativité et peut générer une saine frustration qui peut être exploitée entre deux séances.
En tant qu’organisateur, soyez respectueux des horaires en vous inspirant de cet adage cher aux facilitateurs en intelligence collective (des gens brillants ;-)) : “quand ça commence, ça commence et quand c’est fini, c’est fini”.
3. Regroupez vos réunions dans des blocs temps
Organisez votre calendrier de sorte que vous puissiez allouer à vos différentes réunions des “blocs temps” dédiés (ce qui signifie, en corollaire, que vous allouez des “blocs temps” à des temps sans réunion).
Si vous avez une réunion de 9h30 à 10h00, arrangez-vous pour en avoir une autre tout de suite après… ça vous donnera une bonne excuse pour quitter, plus ou moins discrètement, la première réunion si elle s’éternise.
4. Responsabilisez les participants en attribuant des rôles
Quand on y réfléchit, l’organisateur d’une réunion doit être au four et moulin, en tenant de nombreux rôles simultanément, ce qui est compliqué, voire impossible (quand ça ne frôle pas, tout simplement, la schizophrénie).
En attribuant des rôles clés aux participants de la réunion ou de la séance de travail vous les responsabilisez (et vous pouvez souffler un peu !)
Sur le modèle de la réunion déléguée d’Alain Cardon, nous vous proposons d’instituer, de façon tournante, les rôles suivants, pour chaque réunion/séance de travail :
- Hôte: le “taulier”, chargé de l’organisation (lieu, heure, invitations, ordre du jour…)
- L’animateur ou facilitateur: en charge d’animer/faciliter le réunion/séance de travail en utilisant différentes méthodes et outils collaboratifs et de veiller à la participation de tous
- Le scribe: est en charge de rédiger une synthèse en notant les points clés (réflexion, information,décision)
- Le gardien du temps: en charge de s’assurer du respect du timing de la séance tel que défini dans l’ordre du jour
- Le pousse-décision: en charge d’acter les décisions du groupe ou de les provoquer et de les rendre “opérationnelles”
- L’observateur méta: chargé d’observer les interactions du groupe, les éléments qui fonctionnent et ceux qui fonctionnent moins en la partageant avec le groupe (et en émettant des propositions d’amélioration pour les futures réunions/séances de travail).
Osez demander en fin de réunion “Avons nous été efficaces dans ce temps collectif et pourquoi ??” En effet, l’organisateur ne peut être le seul responsable de la qualité de la réunion… et poser cette question revient à faire comprendre à tous que la qualité d’un temps collectif dépend de la participation et de la posture de chacun des participants…
5. Favorisez des méthodes d’animations dynamiques et impactantes
Vous voulez éviter que les participants s’assoupissent au bout de 5 minutes ? Faites preuve de dynamisme… que diable !
En fonction de l’objectif de la réunion/séance de travail et si vous devez présenter des informations, faites le en utilisant des supports visuels. Les images parlent souvent plus que les mots… la simplicité fonctionne souvent mieux que la présentation d’éléments très complexes.
Favorisez la participation active du groupe, en donnant la parole et en créant des séquences de travail collaboratif, par exemple.
6. Préparez vos réunions
Une réunion de travail bien préparée (ou une séance de travail collectif) donne l’assurance d’une efficacité accrue tout en restant dans le timing préalablement défini.
Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- “ Quels sont les objectifs de la réunion?”
- “ A quoi saurons-nous que nous avons été efficaces et satisfaits?”
- “Quels sont les livrables?”
- “ Qui fait quoi? Comment ? En combien de temps et avec quelles ressources?”
- “ Quels sont les points indispensables que doit contenir l’ordre du jour?”
Fixez, tant que faire se peut, un calendrier de réunions/séances de travail et automatisez les relances à J-3 et J-1 pour limiter les défections et l’absentéisme.
N’invitez que les personnes directement concernées par les sujets que vous allez aborder.
7. Utilisez des nudges
Un nudge est un “coup de pouce” visant à l’adoption d’un comportement attendu Basé sur la psychologie sociale et les biais cognitifs, le nudge modifie les comportements sans contraindre, ni tenter de convaincre (pour plus d’informations sur les biais cognitifs, vous pouvez consulter notre article.
Vous pourriez utiliser, par exemple, l’option par défaut, en fixant une durée maximale de réunion ou de temps de travail collectif comme étant la norme. Toute réunion dépassant ce temps maximal devrait alors être justifiée.
Ou bien encore, vous appuyez sur le poids des habitudes, en définissant un jour fixe de réunion pour en faire un rituel.
Nous espérons que ce traitement vous évitera d’être contaminés par la réunionite aigüe et d’en faire des formes graves !
Cadeau bonus, chers lecteurs:
Vous pouvez télécharger notre guide gratuit “ANIMER ET FACILITER UN GROUPE DE TRAVAIL EN INTELLIGENCE COLLECTIVE” qui vous donnera des tas de conseils utiles pour optimiser vos réunions/séances de travail.
